Vedtægter for Midtfyns Festival
Vedtage på stiftende generalforsamling d. 24. maj 2018. Revideret på ekstraordinær generalforsamling 21. oktober 2019. Revideret på ekstraordinær generalforsamling d. 19. november 2020. Revideret på generalforsamling d. 3. februar 2021. Revideret på generalforsamling d. 12. januar 2022. Revideret på generalforsamling d. 20. januar 2023.

CVR: 39609304

1. Navn og hjemsted.
1.1. Foreningens navn er Midtfyns Festival. Foreningen har hjemsted i Faaborg-Midtfyn Kommune.

2. Formål og værdigrundlag.
2.1.  Foreningens formål er at fremme kulturelle, velgørende, almennyttige og humanitære initiativer med forankring i det lokale, der er til gavn for mennesker i alle aldre. Dette gøres gennem afholdelse af en oplevelses- og musikfestival, hvor en del af festivalen giver efterskoler, friskoler, musikskoler og folkeskoler mulighed for at deltage aktivt.

2.2.  Foreningen er non profit og uafhængig af partipolitiske og religiøse interesser.

2.3.  Foreningens værdigrundlag er vigtige for festivalens retning og udvikling og bygger på fire kerneværdier:

Fællesskab: Glæde ved at skabe noget sammen. Vi har alle sammen – hver især – en unik rolle for at gøre festivalen uforglemmelig.

Medejerskab:Det er vores allesammens festival, som er forankret i Fyn og det fynske fællesskab. VI er festivalen.

Ånd:Festivalen bygger på den tidligere kulturarv, som både nutidens og fremtidens Midtfyns Festival skal bære med sig.

Nærvær:Vi møder hinanden ved at være sammen om oplevelserne på festivalen, nysgerrige på dem vi er, glemme hverdagens jag og hengive os til nuet.

3. Medlemsskab.
3.1.  Medlemskab kan optage privatpersoner, foreninger og virksomheder, der aktivt støtter op om foreningens formål. En virksomhed og en forening har stemmeret som en enkelt person.

3.2.  Foreningens medlemmer hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser. Dansk rets almindelige erstatningsregler gælder for medlemmerne. Ethvert medlem kan til enhver tid melde sig ud af foreningen med dags varsel. Udtræder et medlem, som er valgt til en tillidspost, af foreningen, fratræder medlemmet samtidig denne post, jf. dog bestemmelsen om bestyrelsens fratrædelse i par. 6.

3.3. Bestyrelsen kan med 2/3 majoritet ekskludere et medlem, der modarbejder eller skader foreningens interesser. Det ekskluderede medlem skal informeres telefonisk eller med e-mail. En sådan beslutning kan indbringes for generalforsamlingen, men har ikke opsættende virkning.

3.4.  Til æresmedlemmer af foreningen kan generalforsamlingen udnævne personer, der på særlig fortjenstfuld måde har virket til gavn for Midtfyns Festival.

4. Kontingent.
4.1. Medlemmerne er forpligtede til at indbetale det af generalforsamlingen fastsatte kontingent.

4.2.  Generalforsamlingen kan aftale nedsat kontingent for særlige medlemmer. Dette skal indstilles til generalforsamlingen.

4.3.  Bestyrelsesmedlemmer og arrangørgruppen er gratis medlemmer af foreningen.

4.4.  Medlemmer, der ikke har betalt kontingent før generalforsamlingens start er ikke stemmeberettigede til generalforsamlingen.

5. Generalforsamlinger og vedtægtsændringer.
5.1.  Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

5.2.  Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest 28. februar og indkaldes med mindst 14 dages varsel. Indkaldelse sker ved offentliggørelse på Facebook og hjemmeside. Efter revision vil det reviderede regnskab være tilgængeligt på forespørgsel.

5.3.  Indkomne forslag fra medlemmer herunder vedtægtsændringer skal i begrundet form være bestyrelsen og arrangørgruppen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen, hvorefter disse sammen med bestyrelsens forslag offentliggøres på hjemmesiden.

5.4. Stemmeberettigede og valgbare er medlemmer, der ikke er i restance. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.

5.5.  Bestyrelsen kan kræve tilmelding forud for generalforsamlinger som en forudsætning for deltagelse.

5.6.  Den lovligt indvarslede generalforsamling er beslutningsdygtig uanset antal fremmødte.

5.7.  Afstemninger sker ved håndsoprækning, med mindre skriftlig afstemning begæres af et bestyrelsesmedlem eller mindst 1/4 af de tilstedeværende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

5.8.  Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal af de fremmødte. Vedtægtsændringer kræver dog stemmeflertal på mindst 2⁄3 af de fremmødte. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt

5.9.  Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter foretages skriftligt, såfremt dette begæres af mindst ét tilstedeværende medlem.

5.10.  Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde mindst følgende punkter:

1) Valg af dirigent.
2) Valg af referent.
3) Godkendelse af dagsorden 4) Bestyrelses- og arrangørgruppens beretning.
5) Forelæggelse af årsregnskab til godkendelse.
6) Forelæggelse af planer for indeværende år til godkendelse.
7) Forslag fra bestyrelsen og arrangørgruppe.
8) Fastsættelse af kontingent.
9) Indkomne forslag.
10) Valg af medlemmer til bestyrelsen samt suppleanter 1.
11) Valg af revisor.
12) Eventuel.

5.11 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes med mindst 14 dages varsel, når et flertal af bestyrelsen, arrangørgruppen eller mindst 25% af foreningens medlemmer finder det påkrævet.

5.12. Lønnede ansatte har ikke stemmeret til generalforsamlingen og kan ikke sidde i bestyrelsen.

6. Ledelse og virksomhed.
6.1. Bestyrelsen har den overordnede ledelse af foreningen, mens arrangørgruppen varetager foreningens daglige drift. Arrangørgruppen tegner festivalens strategi til godkendelse i bestyrelsen. Arrangørgruppen definerer og planlægger selv arbejdsopgaverne og nedsætter arbejdsgrupper i henhold til strategien og indstiller til evt. ansættelse af personale. Personaleansættelse godkendes af bestyrelsen (medlemmer af de nævnte arbejdsgrupper behøver ikke at være medlem af foreningen).

6.2  Arrangørgruppen fastsætter selv sin forretningsorden ud fra den vedtagne strategi, og gruppens medlemmer er ikke på valg. Arrangørgruppen orienterer bestyrelsen om nye medlemmer i arrangørgruppen.

6.3  Arrangørgruppen består af en- eller to festivalledere, samt arrangører med hver deres arbejdsområde.

6.4.  Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt arrangørerne. Hvis der blandt de fremmødte på et arrangørmøde ikke kan mønstres et flertal, som også er et flertal i den samlede arrangørgruppe, overgår beslutningen til bestyrelsen. Bestyrelsen skal herefter træffe en afgørelse inden 14 dage.

6.5.  Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

6.6.  Bestyrelsen består af 3 – 7 medlemmer og 2 suppleanter, som er valgt på generalforsamlingen, jf. 5. Som minimum skal der vælges en formand.

6.7.  Beslutninger der skal træffes af bestyrelsen, træffes ved almindeligt flertal blandt bestyrelsesmedlemmer. Hvis der blandt de fremmødte på et bestyrelsesmøde ikke kan mønstres et flertal, som også er et flertal i den samlede bestyrelse, skal de øvrige bestyrelsesmedlemmer skriftligt tilkendegive deres stemme til hele bestyrelsen. Hele beslutningsprocessen må maximalt tage 14 dage, hvorefter en beslutning skal foreligge.

6.8.  Bestyrelsen konstituerer sig på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen.

6.9.  Suppleanter deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret, medmindre et andet bestyrelsesmedlem skriftligt afgiver sin stemmeret til (efter eget valg) en af suppleanterne. Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder inden valgperiodens udløb, indtræder den suppleant, som ved valget fik flest stemmer, og får derved også almindelig stemmeret. Den tidligere suppleant er på valg ved førstkommende generalforsamling uafhængigt af det fratrådte bestyrelsesmedlems valgperiode.

6.10.  Der afholdes bestyrelsesmøder efter behov, dog mindst 4 årligt, evt. i form af telefon- eller videomøder mv. Der skrives referat ved alle møder. Bestyrelsens medlemmer holder i øvrigt løbende kontakt med hinanden og arrangørgruppen, for i fællesskab at varetage foreningens interesser. Arrangørgruppen har ret til at være repræsenteret ved bestyrelsesmøderne, men er uden stemmeret. Bestyrelsen kan invitere relevante personer til mødepunkter.

6.11.  Bestyrelsen har ansvar for foreningens strategi og økonomi og drager omsorg for, at foreningens midler anbringes og forvaltes på betryggende vis.

6.12.  Ekstraordinært store udgifter udover det godkendte budget skal godkendes af bestyrelsen, og evt. køb, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom kræves et kvalificeret flertal (mindst 2/3 flertal) af bestyrelsesmedlemmernes, herunder formandens, underskrift.

6.13.  Hvis den siddende bestyrelse ønsker at fratræde i utide, er den forpligtet til at fungere, indtil en ekstraordinær generalforsamling kan blive sammenkaldt og en ny bestyrelse valgt.

6.14.  Medlemmer af bestyrelse og arrangørgruppe må ikke handle på vegne af foreningen med det formål at opnå nogen form for personlig vinding.

7. Økonomi.
7.1.  Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Årsregnskabet skal udfærdiges og aflægges efter årsregnskabslovens bestemmelser. Årsregnskabet revideres, så det er tilgængeligt på foreningens hjemmeside senest 14 dage før den ordinære generalforsamling finder sted.

7.2.  Regnskabet fremlægges til generalforsamlingen med evt. bemærkninger fra revisoren.

7.3.  Ved eventuelt overskud overføres det fulde beløb til næste års festival og til konsolidering af festivalen i henhold til foreningens formålsparagraf 2.1 vedrørende fremme af kulturelle aktiviteter med forankring af det lokale. Ved opløsning af foreningen vil evt. overskud bruges i henhold til paragraf 9.1.

8. Tegning og hæftelse.
8.1. Midtfyns Festival tegnes af bestyrelsens formand og kasserer. Hvis formanden ikke er disponibel, tegnes Midtfyns Festival af næstformand og kasserer. Bestyrelsen kan give prokura.

9. Opløsning.
9.1 Foreningen kan opløses med mindst 2/3 flertal på to generalforsamlinger i træk, hvoraf den sidste indkaldes ekstraordinært alene med dette formål senest to måneder efter den første generalforsamling. Eventuelle formuer tilfalder kulturelle aktiviteter i Faaborg-Midtfyn kommune efter den afgående bestyrelses nærmere bestemmelse.